Personvernerklæring

Kontorkontroll leveres av Nextify Media AS (org.nr. 933 578 216), Grenseveien 21, 4313 Sandnes. Spørsmål om personvern sendes til hei@kontorkontroll.no.

Vi har to roller, avhengig av hvilke opplysninger det gjelder:

• Behandlingsansvarlig for opplysninger om deg som bruker av selve tjenesten: brukerkontoen din, henvendelser til oss, fakturering av abonnementet og besøk på nettsiden.
• Databehandler for opplysningene bedriften din registrerer i Kontorkontroll — timer, fravær, utlegg, ansatte, kunder og så videre. Det er bedriften (arbeidsgiveren din) som er behandlingsansvarlig for disse, og vi behandler dem bare etter bedriftens instruks og for å levere tjenesten.

• Brukerkonto: navn, e-postadresse, telefon, profilbilde, stilling og rolle i bedriften, og passord (lagret som kryptografisk hash — vi kan ikke lese det). Logger du inn med Google, får vi navn, e-postadresse og profilbilde fra Google-kontoen din.
• Arbeidsdata bedriften registrerer: timeføringer og inn-/utstemplinger, fravær og ferie, utlegg med kvitteringer, kompetansebevis og dokumenter, firmabiler og kjørebok, avviksmeldinger, oppgaver og prosjekter, samt kunder, kontaktpersoner og tilbud. For fravær registreres bare type (for eksempel egenmelding eller sykemelding) og periode — ikke diagnose eller annen helseinformasjon.
• Henvendelser: det du skriver i kontaktskjemaet på nettsiden (navn, e-post, telefon, bedrift og melding), tilbakemeldinger og supporthenvendelser fra appen.
• Fakturering av abonnement: bedriftsnavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse og fakturaepost.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettleser og tidspunkt i serverlogger, og når du sist var innlogget. Dette brukes til drift, sikkerhet og feilsøking.

• Levere tjenesten — opprette og drifte kontoen din, sende invitasjoner, passordlenker og varsler du har valgt å få. Grunnlag: avtalen med deg og bedriften (personvernforordningen art. 6 nr. 1 b).
• Behandle bedriftens data etter bedriftens instruks. Grunnlag: databehandleravtale med bedriften (art. 28). Bedriften er ansvarlig for sitt eget behandlingsgrunnlag overfor de ansatte.
• Sikkerhet, drift og feilsøking, og å svare på henvendelser. Grunnlag: vår berettigede interesse i en trygg og fungerende tjeneste (art. 6 nr. 1 f).
• Fakturering og regnskap. Grunnlag: rettslig forpliktelse etter bokføringsloven (art. 6 nr. 1 c).

Vi selger aldri personopplysninger, og vi bruker dem ikke til reklame eller profilering.

Vi bruker disse leverandørene (underdatabehandlere) for å drifte Kontorkontroll. Alle har databehandleravtale med oss og får bare det de trenger for sin oppgave:

• Supabase — database, innlogging og fillagring. Data lagres i EU (Irland).
• Vercel — drift av nettsiden og appen.
• Resend — utsending av e-post (invitasjoner, passordlenker, varsler, tilbud). Sendes fra EU (Irland).
• Google — bare hvis du velger «Fortsett med Google» ved innlogging.
• Webhuset — e-postadressen hei@kontorkontroll.no.

Kobler bedriften din Kontorkontroll til regnskapssystemet sitt (Fiken eller Tripletex), overføres fakturagrunnlag, kunder og timer dit. Det skjer på bedriftens initiativ, og regnskapssystemet er bedriftens egen leverandør.

Når Kontorkontroll sender et tilbud på vegne av bedriften din, går det til kunden bedriften har valgt. Utover dette deler vi ikke opplysninger med andre, med mindre loven krever det.

Hovedlagringen av data skjer i EU. Enkelte leverandører (for eksempel Vercel og Google) kan behandle opplysninger i USA. Slike overføringer skjer på grunnlag av EU–USA Data Privacy Framework og/eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC).

• Data i bedriftens konto lagres så lenge bedriften bruker Kontorkontroll. Sletter bedriften kontoen sin, slettes dataene. Sikkerhetskopier overskrives fortløpende og er borte innen 30 dager.
• Fjerner bedriften deg som bruker, beholdes det du har registrert (for eksempel timer) hos bedriften, fordi det er bedriftens data.
• Faktura- og regnskapsopplysninger lagres i fem år, slik bokføringsloven krever.
• Henvendelser slettes når saken er avsluttet og vi ikke lenger trenger dem.

Kontorkontroll bruker bare det som er nødvendig for at tjenesten skal virke: en informasjonskapsel som holder deg innlogget, en som husker språkvalget ditt, og lokal lagring i nettleseren for innstillinger som valgt visning. Vi bruker ingen verktøy for analyse, sporing eller annonser.

All trafikk er kryptert (HTTPS). Hver bedrifts data er skilt fra andres i databasen, og tilgang styres av rollen din i bedriften. Passord lagres aldri i klartekst. Hos Nextify Media AS har bare de som drifter tjenesten tilgang, og bare når det trengs for drift eller support.

Du har rett til å:

• be om innsyn i opplysningene vi har om deg
• få feil rettet og ufullstendige opplysninger supplert
• få opplysninger slettet eller behandlingen begrenset
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysningene dine i et maskinlesbart format (dataportabilitet)

Gjelder det opplysninger bedriften din har registrert, er det bedriften som avgjør forespørselen — kontakt arbeidsgiveren din, så hjelper vi dem. Ellers kan du skrive til hei@kontorkontroll.no. Vi svarer innen 30 dager.

Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Vi oppdaterer denne erklæringen når tjenesten eller leverandørene endrer seg. Datoen øverst viser når den sist ble endret. Ved vesentlige endringer varsler vi i appen eller på e-post.